在建設工程管理中，文控是其中很重要的一項工作，直接影響著工程建設監理公司工程作業過程中的效率。建設部檢查從高到省到地方的行政主管部門檢查，都把資料文控件檢查列為重中之重。國家在《建設工程資料管理規程》、《建筑工程施工質量驗收統一標準》等相關的規范書中已經做了規范規程，都有嚴格詳細的規定。監理公司技術負責人負責牽頭，對資料進行程序化管理，并將資料培訓納入日常工作中，可以迎接上級主管部門的各種檢查；讓工地有理、有據、有條不穩的程序化的項目管理；提高現場監理人員的資料管理水平。這樣有條不絮，有力度，高質高量執行工作。
第一點： 資料目錄表
按照國家、地方對監理資料的要求，制作監理資料檢查明細表。可以列成表格，這個表格涵蓋工地所有的資料內容。將表格里面的內容細化，幾張紙，就可以涵蓋所有的工地檢查的內容要求，細化的表格里，可以將資料的一些全部覆蓋其中。公司工程部按照這個表格，可以定期到現場進行針對性的檢查。這個表格，前提是下發到所有項目監理部，項目部對照資料根據工程的進展情況進行自檢，一條條對應進行自查。缺少什么資料，就補什么資料。由總監負責資料的管理工作，一些大工地都配有資料員，小工地則由負責資料的監理員來完成。過去我所在的一些公司，都采用了這樣的管理模式，自己也做過幾個公司的技術負責人，也親自起草推行了一些這樣的檢查表格。
第二點：資料程序化
目前國家程序化管理已經納入日常的建設管理當中，比如標準圖集，比如各種標準。作為監理公司，可以將監理的一些文件進行系統的程序化。就像ISO貫標一樣的程序，但是，貫標人員因為并不熟悉監理的行業，弄出的東西，其實并不適合我們監理的項目部檢查。對于工程建設監理公司，可以針對自己公司的內部管理，將文件程序化的做出來。比如，監理規劃、監理細則、監理質量各種評估報告等等，一些系列監理的文件，制作成范本，就像國家的范本合同一樣，統一的一些標準通用文字，并里面空置一些各個工地針對性的條款，則留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全軟件一樣，根據工地的具體情況，將針對性地填入。
第三點：項目監理臺賬
項目監理部成立初期，作為公司的檢查，就要分清現場程序控制的管理資料和竣工備案時候的歸檔資料。工地會隨著進展情況，逐步加人，又逐步撤人，項目監理部辦公室也會隨著工地的不斷撤離幾經輾轉，很多資料到最后如果管理不善的話，就會遺失，很多是難以補救的，最后導致無法提供備案資料。因而，總監要高度重視這資料的管理。就要根據國家及地方檔案館的規定明細，提前在工地留置一套需要備案的資料，根據工地的具體情況，設置統一的臺賬。按照檔案館的要求，一項一項的落實。
第四點：內部資料管理
項目監理部，在總監的帶領下，對資料應該經常自查，就是按照公司及國家、地方、規范等等有關文件，自查。分門別類地建立統計臺賬。這個各個公司，有自己的要求。譬如浙江省，就有《建設工程監理工作標準》，譬如寧波地區，就有《寧波市建筑工程資理管理規程用表》A、B、C類三類表格，很具體，很詳細，按照該標準和指南，系統的整理歸類，做好統計臺賬，就行了。那么，上級主管部門，大多是依據這樣的規定，進行檢查，這樣，工地的資料管理，對現場，對上級的檢查，都不會查出致命的問題，工地的管理依據這樣的資料，也不會出現大的紕漏。公司級別的檢查，只是起一個輔助的督促和強化的作用。
第五點：現場監理資料
工程從第一次工地例會開始，到竣工驗收后的資料歸入檔案館，是一個龐大的系統工程。這樣的一個龐大的資料系統工程，是一點一點逐步完成的，有些是過程控制資料，有些是要納入檔案館的。我們監理人，應該自豪，我們無論是總監還是專監，亦或是監理員，所簽署的名字，在檔案館里，都是有年限的，長期保管、中期保管、短期保管。就像萬里長城，有些磚都刻有名字，那是歷史的記錄。如今，檔案館里，有我們的名字，這名字雖說不是名垂千古，可也是責任重大。有些地區，還有將標牌刻好在小區中。如今，任何一個工程項目，都是終身制，簽字后，檔案館里，很多資料，就會找到我們的名字，因此，資料管理這是個很嚴肅的事情，大意不得。
工程建設監理公司正常合理邏輯下從內到外，從大到細小節點的文件管控，所以很多公司要求做好5S的管控，利用整理、整頓、清潔、清掃、素養做到效率成本的提升。
